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  • Royaumeix

Règlement

REGLEMENT INTERIEUR
 
SALLE POLYVALENTE DE ROYAUMEIX
 
 
Préambule : Les dispositions du présent règlement sont prises en application des articles       L 2212-2 et suivant du code général des collectivités territoriales. Dans ce cadre la municipalité se réserve le droit de refuser une occupation pour toute manifestation susceptible de troubler l'ordre public sans justificatif. La salle polyvalente est gérée et entretenue par la commune. Elle est proposée à l'utilisation par des personnes physiques, morales, privées ou publiques majeures sur la base des dispositions suivantes.
 
 
Article 1 : Bénéficiaires
 
L'usage de la salle polyvalente de Royaumeix est réservé aux résidants et associations de la commune et aux personnes et associations extérieurs à la commune.
 
Article 2 : Usages
 
La salle polyvalente de Royaumeix peut être louée dans le cadre de manifestations publiques ou privées, telle que, soirées avec ou sans repas, fêtes familiales, séances artistiques, expositions, conférences, réunions.
Toute « sous – location » est formellement interdite.
 
Article 3 : Capacités
 
La salle polyvalente peut accueillir au maximum 210 Personnes.
 
Article 4 : Réservation
 
L'organisateur s'engage à venir chercher sa convention signée à la Mairie de Royaumeix dans les 15 jours qui suivent sa demande. Il devra déposer en échange un chèque de caution de 300 €. Dans le cas contraire, la demande de réservation sera annulée.
 
Désistement – Annulation : Toute demande d'annulation doit être formulée par écrit à la Mairie de Royaumeix, chargée de la gestion de la salle polyvalente.
Le barème de remboursement est fixé comme suit, sauf en cas de force majeure avec justificatif apprécié par le Maire :
1 mois avant 25 %
1 semaine avant 50 %
Sauf dérogation accordée par le Maire
La commune de Royaumeix se réserve le droit de priorité sur la salle polyvalente. Elle se réserve le droit de refuser l'utilisation à toute personne ayant déjà commis des dégradations sur des équipements publics. Les demandes d'occupation doivent être formulées directement auprès de la Mairie de Royaumeix, chargée du planning de réservation de la salle polyvalente.
 
Article 5 : Tarifs de location de la salle polyvalente et de la vaisselle (voir annexe 1)
 
Les tarifs de location et de caution sont établis et peuvent être révisés à tout moment par délibération du conseil municipal et repris à l'annexe du présent règlement.
 
Article 6 : Conditions financières
 
Une caution dont le montant est fixé par le conseil municipal sera consignée par la commune, afin de remédier aux éventuels frais dus à des dégradations, des pertes de matériel ou à l'obligation pour la commune de faire effectuer le nettoyage de la salle. En cas de délit, le montant de la caution sera conservé par la commune.
Le nom du titulaire du chèque de caution et de la police d'assurance devra être le même que celui du demandeur.
Tout dégât occasionné aux installations de l'ensemble de la salle polyvalente dûment constaté est directement imputé à l'organisateur et  fera l'objet d'une remise en état réalisé par la commune et dont le remboursement des frais sera à la charge de l'organisateur.
Le montant de la caution sera restitué après état des lieux si toutes les conditions ont été scrupuleusement respectées.
 
Article 7 : Remise des clés et inventaire d'entrée (annexe 2)
 
Une fois la présente convention signée et déposée en Mairie, l'organisateur aura à charge de prendre rendez vous avec la secrétaire ou le Maire ou un Adjoint, afin de procéder à l'état des lieux et l'inventaire d'entrée.
Les clés de la salle polyvalente seront remises à cette occasion et ces opérations devront se dérouler en présence impérative de l'organisateur. Aucune réclamation, contestation ou constat ne pourra être admis en dehors de ce cadre ou en cas d'absence de l'organisateur.
Pour les locations de week-end, il est possible exceptionnellement, après accord du Maire ou d'un de ses Adjoints, de prendre possession des locaux dés la veille à 17h30, à condition que la salle ne soit pas occupée.
 
Article 8 : Restitution des clés et inventaire de sortie
 
A la fin de la location, la secrétaire ou le Maire ou un des Adjoints procédera à l'état des lieux et l'inventaire de sortie.
Les clés de la salle seront restituées à cette occasion en main propre et ces opérations devront se dérouler en présence impérative de l'organisateur. Aucune réclamation, contestation ou constat ne pourra être admis en dehors de ce cadre ou en cas d'absence de l'organisateur.
Aucun matériel, aucune pièce de vaisselle ne pourra sortir de la salle. Tout matériel non présent lors de l'inventaire de sortie sera facturé. Le paiement de la vaisselle détériorée ou perdue viendra s'ajouter au montant de la location, selon les tarifs indiqués en annexe 1 du présent document.
En aucun cas le matériel ne pourra être remplacé directement par l'organisateur.
 
L'organisateur devra rendre la salle polyvalente, les abords et le matériel dans un état de propreté indiscutable c'est-à-dire prêt à un usage immédiat.
Le matériel et les installations utilisés dans la cuisine devront être parfaitement lavés, essuyés et rangés dans les placards. L'organisateur s'engage à rendre en parfait état de propreté : la cuisine, la salle, les toilettes et les couloirs devront être balayés et lavés. Les tables et les chaises devront être nettoyés et rangées.
Dans le cas contraire un forfait de nettoyage d'un montant de 90 € sera demandé par la commune. Si l'organisateur souhaite que le nettoyage des sols soit fait par le personnel de la commune, le montant facturé sera de 50 €.
 
La vérification de l'état extérieur de la salle, des abords et du parking seront également effectué afin d'éviter toute contestation. (Aucun mégot de cigarettes ou papiers ou morceaux de verres par terre)
 
En cas de nettoyage non ou partiellement effectué, un supplément au montant de la location sera facturé, selon les tarifs indiqué en annexe 1 du présent document.
 
En cas de dégradation, seul le Conseil Municipal pourra choisir les entreprises chargées de la remise en état de la salle. En aucun cas l'organisateur ne pourra de lui-même entreprendre ces travaux de remise en état ou mandater quelqu'un de sa propre initiative pour les réaliser lui-même.
 
Les déchets devront être triés, les containers se trouvent juste en face de la salle, des bacs ou sacs seront à disposition dans la salle pour faciliter le transport. Les poubelles sont à la charge de l'organisateur.
 
Article  9 : Sécurité des personnes et des locaux
 
La salle polyvalente est soumis à des règles strictes de sécurité que les utilisateurs doivent impérativement respecter, en cas de non respect de ces règles le Maire ou un de ses Adjoints, après avertissement est en droit d'arrêter la mise à disposition de la salle et de faire évacuer les lieux et ceci sans que l'organisateur ne puisse exiger un quelconque dédommagement.
 
En cas de manifestations contenant des productions musicales, il appartiendra à l'organisateur de se mettre en règle avec la SACEM.
 
Le présent règlement, les consignes de sécurité incendie seront affichées dans la salle.
 
Obligation de l'organisateur :
 
  • Laisser accès à la salle polyvalente au Maire ou un de ses Adjoints
  • Respecter les exigences liées à l'hygiène et à la sécurité et s'engager à ne recevoir dans la salle que le nombre de personnes permis
  • N'obstruer en aucun cas les issues de secours et remettre la salle dans son état initial
  • Reconnaitre les moyens mis en place pour la lutte contre l'incendie ainsi que l'emplacement du défibrillateur
  • Faire respecter les consignes de sécurité et de police et interdire tout ce qui est prohibé par les lois et règlements
  • Interdiction de fumer dans la salle conformément à la disposition de la Loi anti-tabac (Fumoir dans la cour derrière la salle)
  • Aucun animal domestique à l'intérieur de la salle, même tenus en laisse, à l'exception des animaux d'assistance aux personnes handicapées
 
En cas de sinistre, l'utilisateur doit obligatoirement, prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter la panique, assurer la sécurité des personnes, ouvrir les portes de secours, alerter les pompiers (18 ou 112) ou le SAMU (15).
 
Article 10 : Responsabilité et assurance
 
La commune de Royaumeix s'engage à tout mettre en oeuvre pour assurer au mieux la disponibilité fonctionnelle de la salle polyvalente. Tout dysfonctionnement  ou toute autre anomalie de quelque nature que ce soit, ne donnera lieu à aucune indemnisation auprès de l'organisateur, et la commune de Royaumeix ne pourra en être tenue responsable. En outre, la commune décline toute responsabilité quant à l'utilisation anormale du matériel se trouvant dans la salle polyvalente.
 
Dès la remise des clés de la salle polyvalente, les locaux et l'utilisation du matériel s'y trouvant sont sous la responsabilité de l'organisateur et de lui seul.
Toute anomalie constatée lors de l'utilisation devra être signalée.
 
L'organisateur s'engage à contracter les assurances nécessaires pour garantir sa responsabilité civile, protection juridique, les matériels et mobiliers lui appartenant et s'assurera contre les risques locatifs dans le cadre de l'activité exercée dans la salle polyvalente pour la durée complète de la location.
 
L'organisateur  déposera un certificat d'assurance en Mairie simultanément à la présente convention signée,  mentionnant la société d'assurance ainsi que son numéro de police.
L'organisateur est seul responsable à l'application de la convention et devra être présent pendant toute la durée de la manifestation.
 
Article 11 : Stationnement
 
La commune de Royaumeix décline toute responsabilité en ce qui concerne les vols et dégâts causés aux véhicules et objets qu'ils contiennent, lors du stationnement aux abords de la salle polyvalente.
 
Le stationnement des véhicules s'effectuera sur le parking aménagé à cet effet et éventuellement devant la salle polyvalente, sans entraver la circulation, ni les accès aux propriétés riveraines.
 
Article 12 : Nuisance sonore
 
Afin d'éviter tout désagrément aux riverains, l'organisateur s'engage à respecter et  à faire respecter le voisinage par ses invités :
 
  • La sonorisation ne doit pas s'entendre de l'extérieur  et les portes doivent être fermées
  • L'entrée et la sortie des lieux doit s'effectuer le plus silencieusement possible
  • Ne pas crier à l'extérieur ou organiser un dispositif bruyant (pétard, feu d'artifice …)
  • L'usage des avertisseurs sonores des véhicules est prohibé (tant à l'arrivée, qu'au départ)
  • Surveiller les enfants qui jouent à l'extérieur
 
 
La commune de Royaumeix se réserve le droit de mettre fin à la présente convention ou d'annuler la location et de réquisitionner la salle polyvalente en cas de force majeure ou d'événement inopinés le nécessitant et ceci à tout moment et sans préavis.
 
 
Informations pratiquesBlason Royaumeix
Adresse
Mairie de Royaumeix5 place de la reine Brunehaut54200 Royaumeix
Téléphone
+33 3 83 62 84 52
Fax
+33 3 83 62 84 52
Horaires d'ouverture
Le lundi : de 13h30 à 19h00 
Le jeudi : de 13h30 à 16h30
 
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